Importancia y características de la Auditoría Interna

Fecha edición: 
12/09/2011

Las Unidades de Auditoría Interna representan la herramienta que provee a los Responsables Superiores de la institución de la capacidad de observación independiente y objetiva de la gestión.

 

Por lo tanto, la responsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna está relacionada con la calidad del trabajo de control que realizan y con la calidad de las recomendaciones que entregan, pero, la puesta en práctica de sus recomendaciones es de exclusiva responsabilidad de la Administración Superior.

En otro orden, es importante señalar la responsabilidad de los Auditores, en la mesura, prudencia y confidencialidad con que deben manejar la información a la que, por la naturaleza de su trabajo, tienen acceso.

La gestión pública debe ser desarrollada en forma transparente y con la mayor eficiencia posible esto porque los siempre escasos recursos deben ser utilizados de manera responsable por que lo que se está administrando es un patrimonio ajeno es por esta razón que se hace necesario integrar a la estructura del servicio público unidad de auditoría con el propósito de apoyar mediante
La unidad de auditoría interna tiene como misión implementar y desarrollar metodologías de control interno tendientes a asegurar una correcta utilización de los recursos públicos promover el autocontrol

Al proceso de obtención de los objetivos de la organización concurren diversas etapas, estas son: planeación, organización, dirección, ejecución y evaluación para asegurar un resultado satisfactorio se hace necesario contar con un eficiente sistema de control interno que junto con evaluar respalde todos los pasos de cada una de las etapas velando por un cumplimiento oportuno y con el máximo rendimiento en la utilización de los recursos

Misión de la Unidad de Auditaría Interna según Resolución exenta Nº 1723

Esta resolución refunde las tres anteriores delineando claramente los principales elementos contenidos en ellas, de esta forma determina definitivamente la misión de la unidad y sus funcione.

Misión

La misión de la unidad de auditoría será otorgar apoyo a las máximas autoridades de la subsecretaría de desarrollo regional y administrativo, mediante una estrategia preventiva, proponiendo como producto de su acción, políticas, planes, programas y medidas de control para el fortalecimiento de la gestión y para el salvaguardo de los recursos que le han sido asignados.

La unidad de Auditoría Interna no deberá ejecutar funciones de línea ni sumariales. Su función es de asesorar a la autoridad.

Funciones

a) Evaluar en forma permanente el sistema de control interno institucional y efectuar las recomendaciones para su mejoramiento.

b) Evaluar el grado de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que se utilizan los recursos humanos, financieros y materiales de la Subsecretaría.

c) Promover la adopción de mecanismos de autocontrol en las unidades operativas de la organización.

d) Verificar la existencia de adecuados sistemas de información, su confiabilidad y oportunidad.

e) Elaborar y proponer al Subsecretario, para su aprobación, el Plan Anual de Auditoría de la Institución.

f) Promover la coherencia de las políticas y actividades de la Unidad de Auditoría, respecto de aquellas emanadas de la Autoridad Presidencial, de las orientaciones dadas por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, como asimismo respecto de la acción de otros organismos del estado.

g) Efectuar seguimientos de las recomendaciones y observaciones hechas a la administración sectorial para su asimilación.

h) Efectuar el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas, emanadas de los informes de auditoría, aprobadas por la Autoridad.

i) La Unidad de Auditoría debe participar en el Comité de Auditoría Ministerial a través del Jefe de dicha Unidad.

La unidad de Auditoría Interna no deberá ejecutar funciones que tienen responsabilidad directa en la realización de los objetivos de esta Subsecretaría y no podrá, además, ser designado como investigador o fiscal, de una investigación o sumario administrativo, respectivamente.

El funcionario a cargo de la Unidad de Auditoría deberá estar en permanente contacto y coordinación con el consejo de Auditoría Interna de Gobierno -CAIGG- a través del Auditor Ministerial

Objetivos

Objetivo general

" Prestar un servicio de asesoría constructiva, de prevención y protección a la administración, para que alcance sus metas u objetivos con mayor eficiencia, economía y eficacia, proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluaciones, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones que ésta realiza."

Objetivos específicos

1. Apoyar la función directiva en sus esfuerzos por promover el mejoramiento de la gestión, la eficiencia en sus operaciones.

2. Verificar el cumplimiento y fortalecimiento de las políticas, criterios y procedimientos establecidos en la Institución.

3. Propiciar que la ejecución de las políticas, planes, programas y procedimientos administrativos y financieros ajuste al ordenamiento jurídico que regula el funcionamiento de la entidad.

4. Velar por que el uso de los recursos tanto materiales, financieros como humanos se lleve a cabo bajo una política de economía, eficiencia y eficacia, y que las metas y objetivos atribuibles a la organización se cumplan con efectividad.

5. Asesorar y proporcionar recomendaciones para mejorar el sistema administrativo y financiero de la Subsecretaría.

6. Propiciar el autocontrol y promover la probidad administrativa.

Atribuciones

1. Tener libre acceso a las dependencias y servicios de la organización para la práctica de pruebas de auditoría.

2. Examinar el contenido de todos los libros, registros, documentos y actas.

3. Verificar la existencia de bienes, valores y demás activos de la organización.

4. Requerir cooperación de cualquier empleado de la organización en asuntos de auditoría.

5. Actuar con independencia frente a las demás dependencias de la organización.

Responsabilidades

Es responsabilidad de la Auditoría:

  • Garantizar que los resultados de la gestión y las recomendaciones efectuadas sean objeto de consideración y decisiones adecuadas.
  • Velar por los objetivos fundamentales de la organización.
  • Rendir una labor de las mas alta calidad profesional de conformidad con las normas de auditoría.
  • Guardar reserva sobre las situaciones investigadas y la información confiada.

Además de las responsabilidades anteriores, a la auditoría interna le compete apoyar los fundamentos del control de la organización y la evaluación del control del clima social.

Descripción de funciones por cargo

Auditor Jefe

Etica Profesional :

La actuación de los auditores está regida por principios éticos profesionales que se deben tener en cuenta, además de los deberes de carácter específico.

El auditor profesional tiene responsabilidades hacia la comunidad. La conducta ética consiste en algo más que acatar prohibiciones explícitas. Requiere un compromiso incondicional de comportamiento honorable.

Es responsabilidad del auditor cumplir con los siguientes principios éticos en el ejercicio de la auditoría:

  • Independencia, integridad y objetividad. El auditor debe mantener su integridad y objetividad y debe tener independencia mental y de criterio.
  • Competencia y normas técnicas. El auditor debe observar y cumplir las normas técnicas de la profesión y realizar esfuerzos continuos para mejorar la competencia y calidad de sus servicios profesionales.
  • Responsabilidad hacia sus colegas El auditor debe obrar de forma tal que fomente la cooperación y buenas relaciones entre los compañeros de trabajo; deberá abstenerse de formular; sin justa causa, conceptos u opiniones que tiendan a perjudicar a otro colega.
  • Otras responsabilidades y prácticas. El auditor debe actuar en forma tal que realce el prestigio de sus institución y de su respectiva dependencia.
  • Honorarios u obsequios. El auditor no deberá, bajo ninguna circunstancia, aceptar obsequios por asuntos relacionados con su trabajo.
  • Confidencialidad. El auditor será prudente en el uso de la información que obtenga en el desarrollo de sus deberes. No utilizará información para beneficio personal ni en forma alguna que pueda perjudicar a la organización o área auditada.
  • Cumplimiento de funciones. Todo auditor deberá cumplir con las funciones que le sean asignadas.

Deberes del Personal de Auditoría

Son deberes de todo auditor lo siguiente:

  • Respetar, cumplir y hacer cumplir la constitución, las leyes y los reglamentos de la organización.
  • Desempeñar personalmente con solicitud, eficiencia e imparcialidad las funciones de su cargo.
  • Dar tratamiento cortés a compañeros y subordinados y compartir sus labores con espíritu de solidaridad y unidad de propósito.
  • Observar permanentemente en sus relaciones con el público toda la consideración y cortesía debida.
  • Realizar las tareas que le sean asignadas encomendadas, responder por el uso de autoridad que le haya sido otorgada y por la ejecución de las órdenes que pueda impartir.
  • Guardar la reserva que requieran los asuntos relacionados con su trabajo, en razón de su naturaleza o en virtud de instrucciones especiales, aun después de haber cesado en el cargo y sin perjuicio de la obligación de denunciar cualquier hecho delictuoso.
  • Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño de las funciones que le han sido asignadas.
  • Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar a la institución y al a auditoría y presentar iniciativas que considere útiles para el mejoramiento del servicio de auditoría.

Prohibiciones del Personal de Auditoría

Son prohibiciones expresas de todo auditor las siguientes:

  • Realizar durante la jornada de trabajo actividades ajenas al servicio de sus funciones.
  • No concurrir a su lugar de trabajo a las horas señaladas o suspender sus labores sin autorización previa.
  • Proporcionar, salvo autorización expresa, información concerniente a asuntos de la labor de auditoría, especialmente la que sea de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la organización auditada o a la unidad de auditoría.
  • Aceptar obsequios, invitaciones o cualquier clase de prebendas.
  • Dedicarse, en el servicio o en la vida social, a actividades que puedan comprometer la confianza del público.
  • Observar una conducta que pueda comprometer a la organización y a las dependencias para las cuales trabaja.